Vous organisez un évènement sportif et vous vous demandez quel est le moyen le plus économe que vous pouvez mettre en place pour collecter des inscriptions ? En général, une manifestation sportive entre dans le cadre d’une activité bénévole, pour une association : vous allez donc faire le nécessaire pour avoir le moins de frais possible car cela impactera directement le budget de l’association. Voyons ensemble quels sont les moyens possibles et les frais imputés, pour un organisateur ou un participant ?
Inscription papier : le coût à la charge du participant
Organiser un évènement et demander à un participant de télécharger un bulletin d’inscription, de le remplir et de l’envoyer, c’est facile à mettre en place, mais c’est lourd à traiter. Pour 50 coureurs, ça passe encore, mais pour 3000, c’est un vrai calvaire !
D’une part, cela a un coût en terme d’énergie pour l’organisateur (traiter le courrier entrant), d’autres part ça a un coût financier pour le participant. En comptant le coût du papier et de l’encre pour imprimer, le coût du timbre et de l’enveloppe, nous ne devons pas être loin de 0.70 € à la charge du participant. Bien sûr, difficile d’évaluer en plus le coût du temps perdu à envoyer (se déplacer à la Poste) et à traiter (ouvrir l’enveloppe, recopier les champs du formulaires sur excel etc…). Il est coutume de dire que l’erreur est humaine : en plus d’en avoir marre assez rapidement, vous aurez bien plus de chance de faire des erreurs de saisie : autant de bonnes raisons d’abandonner l’inscription papier !
Inscription par formulaire : gratuit, mais le paiement ?
Créer un formulaire d’inscription en ligne via Google Forms et faire en sorte que la liste des inscrits s’actualise automatiquement sur son site, c’est déjà un peu plus rapide. Mais qu’en est-il du paiement ? Comment allez-vous collecter les frais d’inscription ?
Si à la fin du processus d’inscription, vous demandez au participant d’envoyer un courrier avec une copie de sa licence et son paiement, on en revient au cas précédent, avec des coûts similaires.
Si vous faites en sortes de brancher un module de paiement via Paypal ou autre, cela aura aussi un coût : à hauteur de 4% de frais par transaction (ce qui représente environ 0.70 € sur une inscription à 15 euros). De plus, même si Paypal est sécurisé, ce n’est pas l’intermédiaire financier préféré des français . Nombreux sont les participants qui ne sortiront pas leur CB sur Paypal.
En admettant que 100% de vos participants acceptent de payer par Paypal, vous devrez développer une interface pour relier Paypal à votre base de données, faire en sorte qu’un mail automatique soit envoyé et qu’une liste des inscriptions soit tenue à jour : c’est ce qu’on fait les sites d’inscription en ligne, ils vous proposent d’utiliser un service moyennant des frais d’inscription.
Inscription en ligne : gagner du temps à un coût
En réalité, le coût varie simplement en fonction du prestataire que vous allez choisir. Utiliser les services d’un système d’inscription en ligne représente un coût financier, tout comme l’inscription par courrier ou le paiement via Paypal.
Avec les systèmes d’inscription en ligne, vous avez en général le choix de prendre à votre charge le coût de l’inscription ou de laisser les frais à la charge du participant.
Pour le participant : quand les frais s’élèvent à plus ou moins 1 euros, ils sont approuvés par les participants car cela leur permet d’éviter une impression de papier, une signature de chèque et un aller retour à la poste.
Pour l’organisateur : c’est un gain de temps phénoménal : moins de temps de traitement des dossiers puisque tout est dématérialisé. Vous ne payez qu’en fonction du nombre d’inscrits et vous disposez d’une interface pour accéder à votre listing de participants. Vous avez le choix de prendre les frais à votre charge ou de laisser les frais à la charge du participant.
Quel est le prix le plus avantageux ?
Il y a bon nombre de paramètres à prendre en compte. D’un coté nous opposerons le prix réel et nous ajouterons le temps passé par une inscription : a vous de déterminer quel est le prix du temps passé, celui du temps de traitement de dossier, de relance des participants, de saisie des inscriptions et mise à jour des inscriptions . Mélangez le tout, pesez le pour et le contre puis faites votre choix ! Les frais des services d’inscription en ligne s’élèvent en général à 1 euro pour les moins cher jusqu’à 1.8€ pour les plus chers (en moyenne pour une inscription comprise entre 15 et 20 euros).
