Après avoir collecté le nombre de participants souhaité sur votre événement, il faut préparer leur accueil (retrait des dossards, cadeaux d’accueil..) avant de les recevoir le jour-j ! Adeorun est là pour vous guider et vous faciliter dans vos démarches grâce à de nouvelles fonctionnalités que nous vous présentons.
En tant qu’organisateur, vous avez accès à votre espace de gestion de votre événement. Vous pouvez ajouter des participants qui s’inscrivent par papier par exemple, vérifier les certificats ou fermer les inscriptions en ligne pour clôturer votre fichier de listing.
Pour le jour de votre événement vous devez donc disposer de vos listing, en les imprimant car le fichier est déjà créé automatiquement. Sur ces fichiers vous disposer de toutes les informations renseignées par les participants lors de leurs inscriptions (Nom, prénom, adresse, e-mail, …). Toutes ces informations ne vous seront pas utiles pour les accueillir sur place.
Pour cela, Adeorun a mis en place une nouvelle fonctionnalité qui vous permettra de choisir les filtres que vous voulez afficher par colonne, ce qui vous évitera de le faire vous même à partir un fichier avec une vingtaines de colonnes !
Nous vous facilitons donc l’export de vos fichiers en quelques étapes :
- Connectez-vous sur votre espace organisateur sur admin.adeorun.com
- Cliquez sur l’onglet « Gérer les participants »
- Puis cliquez sur « Télécharger » par « liste des inscrits »
Ensuite, vous pouvez choisir les colonnes que vous souhaitez afficher pour faciliter la tache aux bénévoles qui accueilleront les participants, mais également pour les participants afin qu’ils s’y retrouvent facilement. Vous pouvez également choisir l’ordre de tri (par n° de dossard ou par ordre alphabétique)
Avec ce nouveau système, cela vous permettra de choisir les éléments dont vous aurez besoin, pour les listing d’accueil, le retrait des dossards et la chronométrie.
Liste d’accueil des participants :
Voici un exemple de fichier organisé par ordre alphabétique :
Ce listing permet d’informer le coureur sur son n° de dossard, et de le diriger vers la bonne table pour le récupérer. Il est donc indispensable d’effectuer un tri dans cet ordre pour éviter la panique auprès des participants. Si votre course dispose de plusieurs circuits ou distances, le fichier les traite directement sur une page différente, en bas de page, comme indiqué ci-dessus.
Listes pour les tables de l’accueil et chronométrie
Les listings que vous allez donner aux bénévoles pour restituer les dossards et les cadeaux d’accueils seront différents de ceux affichés précédemment. Pour leur faciliter la tâche, il faut imprimer une liste triée par ordre numérique d’attribution des dossards. Vous allez alors pouvoir rediriger les coureurs vers les bonnes tables (exemple : Table 1 : dossards de 1 à 149..)
Vous pouvez également afficher les différentes options présentes sur votre formulaire comme les tickets repas à attribuer aux personnes ayant réserver en ligne.
