Si vous organisez une course, vous savez qu’il faut passer par l’étape de demandes d’autorisations. Ce n’est pas une partie de plaisir, surtout quand c’est la première fois. Il faut respecter des délais et surtout s’appliquer pour qu’il revienne pas sur votre bureau avec la mention « refusé » ! Aujourd’hui, nous vous donnons des pistes pour envoyer du premier coup un dossier complet en préfecture. Décryptons ensemble les CERFA et toutes les astuces pour réussir son dossier en préfecture ! A partir de 2018, les règles s’allègent et le dossier préfecture n’est plus systématiquement obligatoire, voyons cela ensemble
Sources :
https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F34326
Déclaration et demande d’autorisation en préfecture
Si votre manifestation occupe ou traverse le domaine public (des routes), vous devez demander les autorisations en préfecture, mais ça, c’était avant le 14 décembre 2017 : Il fallait faire votre demande en préfecture 3 mois avant votre le jour de votre course (dernier délais). Maintenant, si votre événement traverse une seule commune, demandez simplement l’autorisation en mairie. Testez notre simulateur pour savoir quel(s) document(s) remplir.
Pour les manifestations chronométrées, avec classement
Pour commencer, vous demandez le plus tôt l’avis à la fédération délégataire (voir la liste). Pour les courses sur route, trail, course à obstacles, vous dépendez de la FFA. Déclarez votre course dans les délais sur CALORG pour que la FFA en soit informée, c’est suffisant. Sans réponse dans le mois, l’avis de la fédération est considéré comme favorable.
- Pour tout ce qui n’est pas du vélo (trail, course à pied, course à obstacles, raids etc…) : CERFA 15824*01
- Pour les compétitions de vélo : CERFA 15827*01
Si votre manifestation est organisée sur une seule commune, envoyez le CERFA en mairie. Si votre manifestation est organisée sur plusieurs communes, envoyez votre CERFA en préfecture. Dans les deux cas, il faut l’envoyer 2 mois avant.
Pour les manifestations non chronométrées, sans classement
Nous parlerons ici des manifestations sportives se déroulant sur la voie publique mais sans classement et/ou sans chronométrage (ex : randonnée pédestre ou rando VTT). Pour une manifestation de moins de 100 participants, aucune formalité n’est requise.
- Pour tout les randonnées pédestres : CERFA 15825*01
- Pour les randonnées VTT, cyclotourisme : CERFA 15826*01
Si votre manifestation est organisée sur une seule commune, envoyez le CERFA en mairie. Si votre manifestation est organisée sur plusieurs communes, envoyez votre CERFA en préfecture. Dans les deux cas, il faut l’envoyer 1 mois avant.
Les documents utiles pour faire sa déclaration en préfecture
Pour organiser un trail, une course sur route, un raid multisports ou tout autre type de course nature, il faut préalablement :
- réunir les autorisations des communes que votre événement va traverser. Le coup de tampon de la préfecture ne peut pas tomber si vous n’avez pas les autorisations écrites de chaque maire.
- rencontrer l’ONF et obtenir l’autorisation ou l’accord de principe. La préfecture va le vérifier, si vous n’avez pas fait la démarche, votre dossier vous sera renvoyé.
- avoir sa course inscrite dans le calendrier d’une fédération (si il s’agit d’une compétition sportive). Pour les courses à pied (route, trail, semi, marathon, course à obstacles, c’est la FFA qui donne son accord. Assurez-vous donc de respecter le règlement FFA, notamment au niveau des distances de course en fonction de l’âge.
- avoir son association affiliée ou rattachée par convention à la fédération sportive délégataire du sport concerné (vous ne pouvez pas organiser un trail si vous êtes affilié à la fédération française de Tennis de Table). Il vous faudra un accord de la FFA.
- vous assurer d’avoir souscrit au niveau de votre association à une assurance « responsabilité civile organisateur (RCO) » couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les dommages aux personnes
- faire les demandes auprès d’un organisme de secourisme. Ajoutez le document (ou un engagement écrit) de l’organisme de secours ayant accepté d’assurer la médicalisation de votre manifestation. Nous vous invitons à lire ce article si vous avez besoin de plus d’informations sur le dispositif médical et les obligations d’un organisateur.
- évaluer les risques Natura 2000 (si votre manifestation traverse un site protégé). Télécharger le document natura 2000.
Les documents utiles pour créer un dossier complet
- Une carte globale de son événement, avec le circuit, le départ, l’arrivée, l’emplacement des ravitaillements etc..
- Un document avec le descriptif écrit des parcours empruntés, précisant les horaires de passage, ainsi que le kilométrage exact de chacune des courses (téléchargez notre tableau « Tableau de course« )
- Ajoutez le règlement de votre épreuve
- La liste des signaleurs, avec leur emplacement sur le circuit (téléchargez notre tableau Signaleurs)
- Profitez de nos modèles de lettres pour faire vos courriers en préfecture ou en mairie.
