Nous sommes actuellement en France en plein épisode de canicule, et plus de 50 départements sont en vigilance orange. Mais comment réagir face à cela quand votre événement se passe la même semaine et qu’il est prévu depuis des mois ?
Restez à jour sur les informations relayées
Météo France, médias, mairie, préfecture, voici les principaux organismes auprès desquels vous devez vous tenir informé régulièrement pour ce qui est des intempéries. Cela peut changer d’un jour à l’autre, ou d’une région à une autre.
Événement annulé dès l’alerte orange
En tant qu’organisateur d’événement, dès l’annonce d’une alerte orange le jour de votre manifestation, vous avez la responsabilité de l’annuler, ou de la reporter à plus tard.
En cas d’événement annulé à la suite d’une alerte orange d’intempérie, il vous faut, impérativement en informer vos participants le plus rapidement possible. N’hésitez pas à publier l’information sur vos réseaux sociaux, et votre page Facebook. Vous pouvez également préparer un mailing à envoyer directement à tous vos participants, en expliquant les causes de l’annulation, grâce à Adeorun vous pouvez récolter la totalité des e-mails en quelques clics.
Les cas d’intempéries demandant une vigilance
Il existe près de 9 phénomènes météorologiques à surveiller. Selon reseau-canope.fr, voici ceux auxquels vous devez rester vigilants si une alerte est annoncé sur le territoire :
- vent violent,
- canicule, orages,
- grand froid,
- pluie,
- inondation,
- neige,
- vagues,
- avalanches.
Remboursement, annulation
En qualité d’organisateur, vous devez prévoir au maximum les désagréments qui peuvent arriver lors de votre manifestation. Vous devez donc dès le début de l’organisation de votre événement, penser à bien rédiger votre règlement. Il faut donc mettre en évidence la partie remboursement, et expliquer comment vous procédez dans ce cas là. Pour ce qui est des alertes météo, celles-ci ne sont pas de votre fait, et ne sont pas forcément sujettes aux remboursements.
Événement soutenu
En cas d’événement soutenu lors d’un épisode d’alerte météorologique, il faut prévenir et se protéger des risques. Pour les sportifs, en cas de forte chaleur, le risque le plus important est la déshydratation, il faut donc veiller à boire beaucoup d’eau, et se mouiller le corps. De même pour les enfants, pour éviter des coups de chaleur.
Vous devez prévoir le ravitaillement en conséquence lors de fortes chaleur par exemple, prévoir des stations de rafraîchissement et d’épongeage. Selon la réglementation de la FFA (Fédération Française d’Athlétisme) « La connaissance des conditions météorologiques prévisibles est nécessaire à la mise en œuvre de moyens adéquats à la prévention d’éventuels accidents :
- dus à la température réelle ou ressentie : froid ou chaud extrême ;
- dus à l’humidité, la pluie ou la neige qui augmente les risques de chute ;
- dus à l’intensité des précipitations : risque de montée rapide des eaux ou déstabilisation de terrains (chutes de pierres, coulées de boue …) ;
- dus à une modification possible des conditions d’utilisation de certains obstacles sous l’effet de facteurs climatiques particuliers (tenue des fixations, montée d’eau … ). » (Règlement hors stade de la FFA)
Si votre département fait partie d’une zone en vigilance, la présence des secours sur votre manifestation est d’autant plus importante !
N’attendez pas qu’un danger arrive, prévoyez les risques en amont.
